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  • Sea productivo: Inbox Cero!

    Posted on April 24th, 2008 Esparta Palma 6 comments

    eMailDesde hace mucho, las empresas buscan que sus trabajadores hagan mejor las cosas con el mínimo de tiempo, para esto se requieren que sean productivos, para lograrlo es absolutamente necesario estar organizado lo más completamente posible, para esta ocasión trataré de explicar brevemente las técnicas de Inbox Cero, basada, como se podría imaginar, en la administración del correo electrónico. Para esto, trataremos la herramienta que nos ofrece Google: gMail, pero podría aplicar para cualquier otro software, ya sea de escritorio o basado en web.

    Inbox Cero, o por su origen en inglés:Inbox Zero se trata de la administración del tiempo y esfuerzo en la concentración de tareas y/o pendientes en el correo electrónico. Como es bien sabido, actualmente es una de las herramientas de más uso en todo lo que se refiere al ámbito de internet, quizás después de la práctica de navegación del cyberespacio (internet browsing) y charlas (chateo); lejos quedaron aquellas épocas en que sólo servía para comunicarse entre familiares o amigos, su uso, también se ha expandido a estar en contacto con los pendientes y cosas que hacer en la vida diaria o el trabajo.

    El correo electrónico, como tal, puede ser útil para estar al tanto de las cuestiones importantes, pero si se descuida, puede llegar a ser un lastre, acumular cientos, miles de mensajes que de una manera u otra, solo serviría para perder el tiempo si no le pone el cuidado específico. Pero… ¡atención!, no confundirse con la manía de sólo tener “limpio el lugar”, sino de usarlo adecuadamente a nuestro favor, y no en nuestra contra.

    Liberación del cargo de conciencia.

    A mi punto de vista, los emails deben ser tratados, lo mismo con gusto como con desprecio si es necesario, a veces, sólo sirven para informar, por lo que su utilidad podría ser efímera, pero no por ello menos indispensable en un futuro. Si lo mantenemos como herramienta organizativa, existen sólo algunas cosas que hacer con él:

    • Contestarlo
    • Archivalo
    • Eliminarlo

    Respete el tiempo de los demás: Conteste su correo.

    Lettres de Lou by ArslanEn cuestiones de correo persona a persona, o compañía a persona, o empresa a empresa, el tiempo que se toman los demás es tan valioso como el suyo, si alguien se tomó la molestia de escribirle para notificarle, pedirle, ordenarle, sugerirle o lo que usted guste; piense al menos 5 segundos, si considera que debe contestarlo, entonces contéstelo, déjelo ahí en su inbox hasta que tenga el tiempo, las ganas o la oportunidad de hacerlo. Esa será una tarea pendiente, al verlo ahí sabrá, a su debido momento lo que debe hacer al respecto, por lo mientras, tiene algo que hacer. Tampoco tiene que contestarlos todos, cada quién le da la importancia que debe a cada mensaje, independientemente de quién sea su emisor, por cruel que suene: así es la vida.

    Cada email es una tarea pendiente (y en verdad lo es!), si lo trasladáramos a un ejemplo en la vida díaria, véalo como los trastes sucios en su fregadero, puede dejar que se acumulen por días, semanas, meses si quiere; ¿pero qué pasará al final de todo si no le pone atención?, si, coincidimos en ese punto, se llenará y tendrá una tarea (acumulada) por hacer, la cuál le tomará bastante tiempo, seguramente será más difícil que si le hubiera dedicado unos minutos a lo verdaderamente importante: déjelo limpio y haga otras cosas. Adicionalmente, ¿ para qué dejar las envolturas/residuos ahí mismo?, si no sirve… tírelo!

    Siguiendo el ejemplo de la línea de trastes-fregadero, generalmente, ¿Qué hace con ellos una vez que se han limpiado?, es obvio, los guarda en su lugar, si los deja a un lado tendrá el mismo resultado, pero ahora con platos limpios que sólo estorban.

    ¿Podría servir?, entonces Archívelo.

    Supongamos que ha puesto atención a su correo, ¿qué sigue? Ya que ha servido para el fin que se perseguía, podremos dejarlo atras, para esto, gMail nos ofrece un botón mágico, que igual parece estar como que sobrando en la interface del mismo, pero no, es útil!

    Sea productivo: Archivar

    En el recuadro rojo, podrá ver dicho botón, ¿Qué hace esto? Sólo lo que dice que debe hacer: Archivar. ¿Qué es lo que pasa? Su correo no se borra, simplemente “desaparece” de su bandeja de entrada (inbox), pero estará disponible siempre, sólo basta hacer click en el enlace “All Mail” y podrá confirmar que sigue ahí.

    Adicionalmente, para gMail archivar no es sólo mandar a “archivo muerto”, si un mensaje ha sido contestado por su contraparte, entonces se vuelve a mandar al Inbox, con esto se reinicia el ciclo, para que tome las medidas pertinentes.

    La basura… a la basura: Bórrelo.

    RGB, by Rafa from BrazilSi encuentra que el correo electrónico es de utilidad nula, no se toque el corazón: Bórrelo. Esto aplica para cartas cadenas, notificaciones de websites (más sobre esto en un futuro post), correos equivocados, hoy en día se ofrecen gigas de almacenamiento en los servicios de correo electrónico, pero dígame: ¿acaso mantedría toda la basura en su portafolio, bolso o mochila por el simple hecho de que tiene lugar ahí?, ¿porqué no mejor lo tira? es cuestión de sanidad, que aplica inclusive en estos tiempos de vida virtual. Igualmente, no debe hacerlo a cada minuto, simplemente, si tiene que hacerlo: hágalo. En el caso del correo electrónico de google, estos se mantienen en el cesto de basura hasta por 30 días, por lo que podría recuperarlo si después reconsidera la situación (o los factores cambian).

    Si dicho correo, resultó ser nada más que un SPAM, entonces márquelo como SPAM, el filtro Anti-SPAM de Google no es perfecto, pero entre más personas identifiquemos esto, menos serán las probabilidades de que vuelva a pasar. El usar el botón “Report Spam” tiene el mismo efecto, liberará su inbox, con las ventajas ya mencionadas.

    El Inbox cero, tiempo para usted.

    En resumen, el mantener una bandeja de entrada limpia ayuda bastante a economizar su tiempo, evitar (al menos un poco) la procrastinación, para nada se contempla como algo que deba llevarse a la obsesión, puede tomar algún tiempo, o si lo prefiere, dejar que los filtros en el sistema de correo confabulen a su favor.

    Por ahora, tenemos los puntos básicos para empezar a limpiar la bandeja de entrada, pero no hemos terminado, aún faltan algunos puntos básicos. ¿Acaso guarda los platos limpios enmedio de las cacerolas?.

    Al final de todo, podremos llegar a Inbox Cero:

    Sea productivo: Inbox Cero

    Si algo llega a ahí, es porque tiene algo que hacer. Tendrá una visión sin obstáculos de algunas (y si lo lleva al extremo, todas) las cosas que requieren su respuesta o son importantes para usted en el mediano o corto plazo. Igual la carta de navidad del año pasado, el estado de cuenta bancaria de hace tres meses o la foto de la suegra tienen la misma relevancia, pero, ¿No cree que convendría poner atención a otras cosas?, avanzar a lo siguiente, optimizar su tiempo.

    Photo Credit: Lettres de Lou, by Arslan (cc by-nc-nd); RGB, by Rafa from Brazil (cc by-nc-sa).

     

    6 responses to “Sea productivo: Inbox Cero!” RSS icon

    • soy algo menos estricto…. no permito jamas tener mas de 50 mensajes…. llamemoslo “inbox 50” en mi gmail que concetra tooooodas mis cuentas….

    • No tengo saldo lalala…
      ….
      y no me dejaron ir lalala…


      y no me dejaran quedarme en tu depa…
      snif…
      pero si voy a ir al DF…
      eso es ya un hecho…

      en serio… mandame los numeritos esosss…

      besitos muchos muchos

    • Pues si. Mi bandeja no esta vacia, pero no tienen ningun pendiente. todo esta contestado 🙂

    • Y hablando de “melones”, me puedes decir como saber cuantas personas estan suscritas al blog d euno en bloglines? como sabes que son 23? gracias! 😉

    • Yo solo tengo 180 correos sin leer… hoy los borro :$

    • Súper cierto. De pronto en mi trabajo me dan ganas de matarlo cuando dicen “es que no vi tu mail” y al ver sus correos descubro CIENTOS de correos sin leer… pues si, como lo van a ver en medio de tanto sin revisar ¬¬